167.办公档案与资料管理方法

③档案存档烧毁

①措置收发文件

对分类的文件遵循要求移交至各部分措置。

（1）办公档案办理事情流程与标准档案汇集→档案鉴定→分类清算→保管保护→档案操纵→档案更新→档案烧毁

烧毁文件要停止登记，即体例“档案烧毁清册”以备查考。它由序号、檀卷或文件落款、年代、目次号、卷号或文号、卷内文件数、原保管刻日、烧毁启事、备注等构成。经鉴定筹办烧毁的档案应报带领批准，经批准火线可烧毁。

（2）质料办理流程与标准

⑤按期清理

烧毁档案时，必须指派专人对比“档案烧毁清册”查抄档案，精确无误的，方可烧毁，并在烧毁清册上说明“已烧毁”字样和日期，并署名盖印，方算结束。

某控股有限公司的总经理陈大海这几天一向在愁闷，就因为前几天公司质料办理上呈现严峻的忽略，行政职员在对文件质料停止电脑汇集、分类清算的时候，将统统客户的质料，包含联络体例、地点等全数混合了。如许没法精确联络客户，也没法将产品精确发往客户地点地。陈大海将公司高低每个员工怒斥了遍，决计出台公司档案与质料办理的相干流程和标准，并张贴在公司鼓吹栏上，以儆效尤。

企业应当按照实际环境，制定归档文件的范围。在归档中应当汇集齐备文件的定稿、副本和有关质料，包管档案的完整性。在档案文件的汇集过程中，应当肯定质料的操纵代价。

①档案汇集鉴定

②汇集分类

归档后的文件可为员工查询办事，以便急需时用。对于过期的文件也要及时清理。

公司的运转实在也是文件质料的运转，做好档案与质料办理，无益于公司展开杰出的停业，并维系内部的稳定。

行政部职员需按期对文件质料停止汇集、分类清算，汇集到的质料必然要合用，分类也要明白。

④归档

②档案保管保护

收发文件→清算文件→措置文件→分发文件→汇集质料→分类清算→移交文件→归档→供应查阅→按期清理

标准：公道、精确。

接管内部文件质料和寄出内部文件质料，行政部都要停止清算和措置，对文件质料的内容报下级带领审批，并对收发的文件质料停止分发。在收发过程中必然要连健壮时、精确。

③移交文件

标准：及时、完整。

清算的根基任务是把需求保管的档案停止分类、构造和编目，使其构成完团体系，牢固下来。清算后的档案应采纳安然庇护办法存放，保护档案的完整，耽误档案的寿命。

接管清算好的文件质料后，各部分需对其停止编号装订、归档，并要做好质料登记记录。